Zakelijke lunch boeken

Wat met de aftrek en btw van een zakelijke lunch? NHA legt uit hoe het in elkaar zit

In de belastingaangifte van je onderneming mag je zakelijke kosten aftrekken. De huur van een bedrijfspand bijvoorbeeld, of de kosten van zakelijke telefoongesprekken. Is een zakelijk diner of een zakelijke lunch aftrekbaar? Ja, maar slechts gedeeltelijk. Bovendien geldt er een speciale regeling voor de btw die je betaalt voor een zakelijk etentje. 

Benieuwd hoe het zit als zelfstandige? Lees hier meer over welke zakelijke kosten aftrekbaar zijn als ZZP'er.

Een zakelijke lunch boeken in de boekhouding

Het spreekt vanzelf dat de lunch die je elke dag op je werk eet niet als ‘zakelijk’ wordt beschouwd. Werk je in het Hoger Management en heb je bijvoorbeeld regelmatig etentjes met zakenpartners, klanten en leveranciers? Deze hebben wel een zakelijk karakter.

Een zakelijke lunch en een zakelijk diner worden beschouwd als representatiekosten en zijn gedeeltelijk aftrekbaar van je winst. Als grootboekrekening voor lunchkosten en dinerkosten kun je het best één rekening gebruiken: ‘Representatiekosten’.

Volgens de huidige regelgeving mag een zzp’er of een eenmanszaak 80% van de representatiekosten aftrekken. Voor een vennootschap bedraagt dit percentage slechts 73,5%. Het is ook mogelijk om te kiezen voor een niet-aftrekbare drempel van € 4.500,-. Als de jaarlijkse kosten van zakelijke etentjes boven deze drempel uitkomen, mag je de kosten boven dit bedrag volledig aftrekken. Voor zzp’ers is deze laatste formule doorgaans niet interessant: de drempel ligt simpelweg te hoog voor een klein bedrijf.

Het spreekt vanzelf dat je de bonnetjes of facturen van de horecazaak moet bewaren als bewijs voor de Belastingdienst. Ook een fooi mag je in rekening brengen. 
 

Btw restaurant aftrekbaar?

Voor de btw van zakelijke etentjes geldt er een speciale regeling. De plaats waar het zakelijke etentje plaatsvindt, speelt namelijk een rol. Als je met je klant, leverancier of zakenpartner iets gaat eten of drinken in een horecazaak, mag je de aangerekende btw niet aftrekken.

De btw die je in een restaurant betaalt is dus niet aftrekbaar. Hetzelfde geldt voor de btw die een cateraar jou aanrekent als hij voor eten en drinken zorgt in een daarvoor speciaal ingerichte ruimte (een feestzaal bijvoorbeeld).

Als je echter een maaltijd laat afhalen in een horecagelegenheid en deze in je eigen kantoor nuttigt samen met je klant, dan mag je de btw wel aftrekken. 
 

Meer weten over het boeken van kosten in de boekhouding?

De regels voor het aftrekken van bedrijfskosten zijn best ingewikkeld. Hoe zit het bijvoorbeeld met de vergoeding van zakelijke kilometers met privéauto? En hoe zit het met het aftrekken van studiekosten?

De Belastingdienst kan je boekhouding controleren om na te gaan of alle ingebrachte kosten wel terecht zijn. Wie zelf de boekhouding van zijn bedrijf wil voeren en niet goed op de hoogte is van alle boekhoudkundige regels, doet er goed aan om zich op dit vlak bij te scholen.

De inleidende cursus Basiskennis Boekhouden van NHA is hiervoor uitstekend geschikt. Als je ook de vervolgcursus Praktijkdiploma Boekhouden volgt, word je opgeleid tot professioneel boekhouder op mbo4-niveau.